Unser Engagement für den Schutz Ihrer Daten
Diese Richtlinie erläutert, wie Ilora Retreats – betrieben von Ilora Retreats Limited, einem in Kenia eingetragenen Unternehmen – Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet und schützt. Ilora Retreats Limited ist gemäß dem kenianischen Datenschutzgesetz von 2019 der für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Datenverantwortliche. Diese Richtlinie gilt für unsere Website, den Anfrageprozess und unsere Buchungssysteme.
Wir bewahren Ihre Daten sicher auf. Wir geben sie nur weiter, wenn Sie dem zugestimmt haben. Wir nutzen sie, um Ihren Aufenthalt zu organisieren und unser Angebot zu verbessern. Und wir geben Ihnen die volle Kontrolle, jederzeit darauf zuzugreifen, sie zu aktualisieren oder zu löschen.
Mit einer Buchung oder Anfrage erklären Sie sich mit der hier beschriebenen Erhebung und Nutzung Ihrer Daten einverstanden. Wenn Sie im Namen anderer buchen, sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese über diese Richtlinie informiert sind und ihr zustimmen.
Die Informationen, um die wir bitten
Wir erheben personenbezogene Daten, die für die Organisation und Abwicklung Ihres Aufenthalts erforderlich sind. Dazu gehören in der Regel:
- Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Geburtsdatum und Reisepassdaten (sofern von kenianischen oder internationalen Behörden verlangt)
- Einen Nachweis über die erfolgte Zahlung. Kartenzahlungen werden direkt über das Kartenterminal (POS) unserer Bank abgewickelt; wir erfassen oder speichern weder Ihre vollständige Kartennummer noch die CVV-Nummer.
- Reisevorlieben und besondere Anforderungen
- Gesundheitliche Einschränkungen oder Ernährungsbedürfnisse, die für Ihren Aufenthalt relevant sind, sofern Sie uns diese mitteilen möchten
Sensible personenbezogene Daten – wie medizinische oder ernährungsbezogene Informationen, die auf religiöse Überzeugungen hindeuten könnten – werden nur erhoben, wenn sie für Ihren Aufenthalt unmittelbar relevant sind, mit besonderer Sorgfalt behandelt und niemals über das erforderliche Maß hinaus verwendet.
Wir erheben Daten auch, wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, über ein Formular auf unserer Website oder über soziale Medien kontaktieren – sowie über Dritte, die Sie bevollmächtigt haben, in Ihrem Namen zu handeln, wie z. B. Reiseberater.
Kopien Ihrer Dokumente
Bei Ihrer Ankunft im Camp werden Kopien Ihrer Identitäts- und Reisedokumente – einschließlich Ihres Reisepasses und Ihrer Flugtickets – gescannt und archiviert. Wir bewahren diese als Teil unserer betrieblichen Unterlagen auf und um gesetzlichen, behördlichen und steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Diese Kopien werden sicher aufbewahrt und nur dann eingesehen, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie werden gemäß den in dieser Richtlinie festgelegten Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.
Bilder und Videos von Ihrem Aufenthalt
Während Ihres Aufenthalts – sei es auf einer Safari oder an anderen Orten im Camp – können unser Fotograf oder unsere Teammitglieder Fotos und Videos aufnehmen, auf denen Sie zu sehen sind. Dies geschieht nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie durch Unterzeichnung einer Einwilligungserklärung beim Check-in erteilen.
Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, dürfen wir dieses Material für Marketingzwecke nutzen, unter anderem in Print- und Online-Medien sowie auf unseren Social-Media-Kanälen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an info@ilora-retreats.com – eine einzige schriftliche Anfrage reicht aus, um die Nutzung des gesamten Materials zu widerrufen; ein Formular ist nicht erforderlich. Ab diesem Zeitpunkt werden wir das Material nicht mehr für neue Marketingzwecke verwenden. Der Widerruf erstreckt sich nicht auf Material, das bereits vor Eingang Ihrer Anfrage veröffentlicht oder gedruckt wurde.
Wofür Ihre Daten verwendet werden
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um:
- Ihre Buchung zu bestätigen und zu verwalten sowie Ihnen Ihren Reiseplan und die Details zu Ihrem Aufenthalt zuzusenden
- Aktualisierungen mitzuteilen – einschließlich Änderungen an Ihren Reisevorkehrungen vor oder während der Reise
- die Koordination mit Fluggesellschaften, Transferanbietern und anderen für Ihre Reise erforderlichen Dienstleistern
- Zahlungen abzuwickeln, Rückerstattungen zu bearbeiten und korrekte Finanzunterlagen zu führen
- Beantwortung von Anfragen, Rückmeldungen oder Beschwerden
- Unsere Dienstleistungen zu verbessern und, sofern Sie dem zugestimmt haben, mit Ihnen über zukünftige Angebote zu kommunizieren
Sofern Sie dem zugestimmt haben, können wir Ihre E-Mail-Adresse auch nutzen, um Ihnen gelegentlich Neuigkeiten, Newsletter und Angebote von Ilora Retreats zuzusenden. Sie können sich jederzeit über den Link in einer solchen E-Mail oder schriftlich an info@ilora-retreats.com. Die Abmeldung vom Marketing hat keinen Einfluss auf E-Mails im Zusammenhang mit einer von Ihnen getätigten Buchung, wie z. B. Bestätigungen und Reiseplan-Details.
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Wir verwenden sie ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht für Zwecke, die nicht im Zusammenhang mit Ihrem Aufenthalt oder Ihrer Anfrage stehen.
Warum wir berechtigt sind, Ihre Daten zu verarbeiten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Vertragliche Notwendigkeit — zur Erfüllung einer Buchung, zur Abwicklung der Zahlung oder zur Durchführung Ihrer Reisevorbereitungen
- Berechtigtes Interesse — um unsere Dienstleistungen zu verbessern, Fehler zu erkennen und sicherzustellen, dass unsere Systeme ordnungsgemäß funktionieren, stets unter Wahrung Ihrer Datenschutzrechte
- Gesetzliche Verpflichtung — zur Einhaltung geltender Gesetze und behördlicher Vorschriften, einschließlich Grenzkontrollen und der Sicherheit unserer Gäste
- Einwilligung — für Marketingmitteilungen, die Sie jederzeit widerrufen können
An wen wir Ihre Daten weitergeben
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies erforderlich ist, und ausschließlich an Parteien, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Dazu gehören:
- Dienstleister, die an Ihrem Aufenthalt beteiligt sind – Fluggesellschaften, Transferanbieter, Anbieter von Aktivitäten
- Zahlungsabwickler und Bankpartner zur Autorisierung und Abwicklung von Transaktionen
- IT- und Backoffice-Dienstleister, die uns beim Betrieb unserer Systeme unterstützen
- Behörden, Grenzkontrollstellen und Aufsichtsbehörden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist
- Reiseberater oder -vermittler, die Sie bevollmächtigt haben, in Ihrem Namen zu handeln
Wenn Ihre Daten international übermittelt werden – beispielsweise an Dienstleister mit Sitz außerhalb Kenias –, stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden und dass solche Übermittlungen den Anforderungen des kenianischen Datenschutzgesetzes von 2019 entsprechen.
Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden – einschließlich gesetzlicher, buchhalterischer und aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen. Für Gäste beträgt diese Frist in der Regel sieben Jahre ab dem Datum Ihres Aufenthalts. Bei Anfragen, die nicht zu einer Buchung geführt haben, speichern wir Ihre Kontaktdaten nicht länger als zwei Jahre.
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen. Soweit wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Unterlagen aufzubewahren, werden wir Sie darüber informieren.
Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht:
- auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die wir über Sie gespeichert haben
- unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen
- die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- bestimmten Verwendungen Ihrer Daten zu widersprechen oder diese einzuschränken
- Ihre Einwilligung für Marketingmitteilungen jederzeit zu widerrufen
- Eine übertragbare Kopie Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern
Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter der unten angegebenen Adresse. Wir werden Ihnen innerhalb von 30 Tagen antworten.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit dem kenianischen Datenschutzgesetz von 2019 (Kenya Data Protection Act, 2019) verarbeitet haben, haben Sie außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (Office of the Data Protection Commissioner, ODPC) in Kenia einzureichen.
Wie wir Cookies verwenden
Unsere Website verwendet Cookies – kleine Datendateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden –, um das ordnungsgemäße Funktionieren der Website zu gewährleisten und zu verstehen, wie Besucher sie nutzen. Wir verwenden essenzielle Cookies (die für das Funktionieren der Website erforderlich sind), analytische Cookies (um Nutzungsmuster zu verstehen) und in einigen Fällen Marketing-Cookies (sofern Sie dem zugestimmt haben).
Sie können die Cookie-Einstellungen jederzeit über Ihren Browser verwalten. Das Deaktivieren bestimmter Cookies kann die Funktionsweise einiger Teile der Website beeinträchtigen.
Fragen und Anfragen zum Datenschutz
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte oder bei Bedenken wenden Sie sich bitte an uns:
Ilora Retreats Limited
In der Nähe des Olkiombo-Landeplatzes, Masai-Mara-Nationalreservat, Narok County, Kenia
info@ilora-retreats.com
+254 742 592 327
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Die aktuelle Version ist stets unter ilora-retreats.com/mara/privacy/ veröffentlicht. Wesentliche Änderungen werden Ihnen per E-Mail mitgeteilt, sofern uns Ihre Kontaktdaten vorliegen.