Onze toewijding aan uw privacy
In dit beleid wordt uitgelegd hoe Ilora Retreats — beheerd door Ilora Retreats Limited, een in Kenia geregistreerd bedrijf — uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ilora Retreats Limited is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens op grond van de Keniaanse wet op de gegevensbescherming van 2019. Dit beleid is van toepassing op onze website, het aanvraagproces en onze boekingssystemen.
Wij bewaren uw gegevens veilig. Wij delen deze alleen als u daar toestemming voor hebt gegeven. Wij gebruiken ze om uw verblijf te regelen en ons aanbod te verbeteren. En wij geven u de volledige controle om deze op elk moment in te zien, bij te werken of te verwijderen.
Door een boeking te maken of een aanvraag in te dienen, stemt u in met het verzamelen en gebruiken van uw gegevens zoals hier beschreven. Als u namens anderen boekt, bent u ervoor verantwoordelijk dat zij op de hoogte zijn van dit beleid en hiermee instemmen.
De informatie die wij vragen
We verzamelen persoonlijke gegevens die nodig zijn om uw verblijf te regelen en te beheren. Dit omvat doorgaans:
- Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
- Geboortedatum en paspoortgegevens (indien vereist door Keniaanse of internationale autoriteiten)
- Een bewijs dat de betaling is uitgevoerd. Kaartbetalingen worden rechtstreeks verwerkt via de betaalterminal (POS) van onze bank; wij verzamelen of bewaren uw volledige kaartnummer of CVV niet.
- Reisvoorkeuren en speciale wensen
- Medische aandoeningen of dieetwensen die relevant zijn voor uw verblijf, indien u ervoor kiest deze te delen
Gevoelige persoonsgegevens — zoals medische of dieetinformatie die kan wijzen op religieuze overtuigingen — worden alleen verzameld als ze direct relevant zijn voor uw verblijf, worden met extra zorg behandeld en worden nooit verder gebruikt dan nodig is.
We verzamelen ook gegevens wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, een formulier op de website of sociale media — en via derden die u hebt gemachtigd om namens u op te treden, zoals reisadviseurs.
Kopieën van uw documenten
Bij aankomst in het kamp worden kopieën van uw identiteits- en reisdocumenten — waaronder uw paspoort en vliegtickets — gescand en gearchiveerd. Wij bewaren deze als onderdeel van onze eigen operationele administratie en om te voldoen aan wettelijke, regelgevende en fiscale verplichtingen.
Deze kopieën worden veilig bewaard en er wordt alleen toegang toe verkregen wanneer dit voor deze doeleinden noodzakelijk is of wanneer dit wettelijk vereist is. Ze worden bewaard in overeenstemming met de bewaartermijnen die in dit beleid zijn vastgelegd.
Foto’s en video’s van uw verblijf
Tijdens uw verblijf — of u nu op safari bent of elders in het kamp — kunnen onze fotograaf of teamleden foto’s en video’s maken waarop u te zien bent. Wij doen dit uitsluitend met uw toestemming, die u geeft door bij het inchecken een toestemmingsformulier te ondertekenen.
Indien u toestemming hebt gegeven, kunnen wij dit materiaal gebruiken voor marketingdoeleinden, onder meer in gedrukte en online media en op onze sociale mediakanalen.
U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar info@ilora-retreats.com — één schriftelijk verzoek volstaat om ons gebruik van al dit materiaal te beëindigen; een formulier is niet nodig. Vanaf dat moment zullen wij het niet meer gebruiken in nieuwe marketinguitingen. De intrekking geldt niet voor materiaal dat al was gepubliceerd of gedrukt voordat wij uw verzoek ontvingen.
Waarvoor uw gegevens worden gebruikt
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om:
- Uw boeking te bevestigen en te beheren, en uw reisplan en verblijfsgegevens te versturen
- U op de hoogte te houden van updates — inclusief wijzigingen in uw reisarrangementen vóór of tijdens de reis
- Afstemming met luchtvaartmaatschappijen, transferbedrijven en andere dienstverleners die nodig zijn voor uw reis
- Betalingen te verwerken, terugbetalingen af te handelen en een nauwkeurige financiële administratie bij te houden
- Te reageren op vragen, feedback of klachten
- Onze diensten verbeteren en, indien u hiermee hebt ingestemd, met u communiceren over toekomstige aanbiedingen
Indien u hiermee hebt ingestemd, kunnen wij uw e-mailadres ook gebruiken om u af en toe updates, nieuwsbrieven en aanbiedingen van Ilora Retreats te sturen. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link in een dergelijke e-mail, of door te schrijven naar info@ilora-retreats.com. Het afmelden voor marketingberichten heeft geen invloed op e-mails met betrekking tot een door u gemaakte boeking, zoals bevestigingen en reisgegevens.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij gebruiken deze gegevens niet voor doeleinden die geen verband houden met uw verblijf of aanvraag zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
Waarom wij gerechtigd zijn uw gegevens te verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:
- Contractuele noodzaak — om een boeking uit te voeren, een betaling te verwerken of uw reisarrangementen te regelen
- Gerechtvaardigd belang — om onze diensten te verbeteren, fouten op te sporen en ervoor te zorgen dat onze systemen correct werken, altijd in verhouding tot uw privacyrechten
- Wettelijke verplichting — om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en regelgeving, waaronder grenscontrole en de veiligheid van gasten
- Toestemming — voor marketingcommunicatie, waarvoor u uw toestemming te allen tijde kunt intrekken
Met wie we uw gegevens delen
Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is, en uitsluitend met partijen die gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen. Dit zijn onder meer:
- Dienstverleners die betrokken zijn bij uw verblijf — luchtvaartmaatschappijen, transferbedrijven, aanbieders van activiteiten
- Betalingsverwerkers en bankpartners voor het autoriseren en afhandelen van transacties
- IT- en backoffice-dienstverleners die ons helpen bij het beheer van onze systemen
- Overheidsinstanties, grenscontrole en toezichthouders, zoals vereist door de wet
- Reisadviseurs of -agenten die u hebt gemachtigd om namens u op te treden
Wanneer uw gegevens internationaal worden doorgegeven — bijvoorbeeld aan dienstverleners buiten Kenia — zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn en dat dergelijke doorgiften voldoen aan de vereisten van de Keniaanse Wet op de gegevensbescherming van 2019.
Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor ze zijn verzameld — met inbegrip van wettelijke, boekhoudkundige en regelgevende verplichtingen. Voor gasten is dit doorgaans zeven jaar vanaf de datum van uw verblijf. Voor aanvragen die niet tot een boeking hebben geleid, bewaren wij contactgegevens niet langer dan twee jaar.
U kunt te allen tijde verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Indien wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.
Zeggenschap over uw persoonsgegevens
U hebt het recht om:
- Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren
- Onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
- Te verzoeken om verwijdering van uw gegevens, met inachtneming van eventuele wettelijke bewaarplichten
- bezwaar te maken tegen of beperkingen op te leggen aan bepaalde vormen van gebruik van uw gegevens
- Uw toestemming voor marketingcommunicatie op elk moment in te trekken
- Een overdraagbare kopie van uw gegevens aanvragen in een machinaal leesbaar formaat
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het onderstaande adres. Wij zullen binnen 30 dagen reageren.
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de Keniaanse Wet op de gegevensbescherming van 2019 hebben verwerkt, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij het Bureau van de Commissaris voor gegevensbescherming (ODPC) in Kenia.
Hoe wij cookies gebruiken
Onze website maakt gebruik van cookies — kleine gegevensbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen — om de site correct te laten functioneren en om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de site gebruiken. We gebruiken essentiële cookies (die nodig zijn om de site te laten werken), analytische cookies (om gebruikspatronen te begrijpen) en in sommige gevallen marketingcookies (waarvoor u toestemming hebt gegeven).
U kunt de cookie-instellingen op elk moment via uw browser aanpassen. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan van invloed zijn op de werking van sommige onderdelen van de website.
Vragen en verzoeken inzake privacy
Voor vragen over dit beleid, om uw gegevensrechten uit te oefenen of om een probleem te melden, kunt u contact met ons opnemen:
Ilora Retreats Limited
Nabij Olkiombo Airstrip, Masai Mara National Reserve, Narok County, Kenia
info@ilora-retreats.com
+254 742 592 327
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De huidige versie wordt altijd gepubliceerd op ilora-retreats.com/mara/privacy/. Wezenlijke wijzigingen worden per e-mail meegedeeld, voor zover we over uw contactgegevens beschikken.