Confidentialité
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01 · Présentation

Notre engagement en matière de confidentialité

La présente politique explique comment Ilora Retreats — exploitée par Ilora Retreats Limited, une société constituée au Kenya — collecte, utilise et protège vos données à caractère personnel. Ilora Retreats Limited est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel au sens de la loi kenyane de 2019 sur la protection des données. Elle s’applique à notre site web, à notre processus de demande de renseignements et à nos systèmes de réservation.

En effectuant une réservation ou une demande de renseignements, vous acceptez la collecte et l’utilisation de vos données telles que décrites ici. Si vous réservez pour le compte d’autres personnes, il vous incombe de vous assurer qu’elles ont pris connaissance de la présente politique et qu’elles l’acceptent.

02 · Les données que nous collectons

Les informations que nous vous demandons

Nous collectons les informations personnelles nécessaires à l’organisation et à la gestion de votre séjour. Il s’agit généralement des éléments suivants :

• Nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone
• Date de naissance et détails du passeport (lorsque cela est exigé par les autorités kenyanes ou internationales)
• La preuve qu’un paiement a été effectué. Les paiements par carte sont traités directement via le terminal de paiement (TPE) de notre banque ; nous ne collectons ni ne conservons votre numéro de carte complet ni votre code CVV.
• Vos préférences de voyage et vos besoins particuliers
• Problèmes de santé ou besoins alimentaires liés à votre séjour, si vous choisissez de nous en faire part

Les données personnelles sensibles — telles que les informations médicales ou alimentaires pouvant révéler des convictions religieuses — ne sont collectées que lorsqu’elles sont directement liées à votre séjour, traitées avec une attention particulière et jamais utilisées au-delà de ce qui est nécessaire.

Nous collectons également des données lorsque vous nous contactez par e-mail, par téléphone, via un formulaire sur notre site web ou sur les réseaux sociaux — ainsi que par l’intermédiaire de tiers que vous avez autorisés à agir en votre nom, tels que des conseillers en voyages.

03 · Pièces d’identité et documents de voyage

Copies de vos documents

À votre arrivée au camp, des copies de vos documents d’identité et de voyage — y compris votre passeport et vos billets d’avion — sont numérisées et archivées. Nous les conservons dans le cadre de nos propres registres opérationnels et afin de respecter nos obligations légales, réglementaires et fiscales.

Ces copies sont conservées en toute sécurité et ne sont consultées que lorsque cela est nécessaire à ces fins ou lorsque la loi l’exige. Elles sont conservées conformément aux durées de conservation définies dans la présente politique.

04 · Photographies et médias

Images et vidéos de votre séjour

Au cours de votre séjour — que ce soit lors d’un safari ou ailleurs au sein du camp —, notre photographe ou les membres de notre équipe peuvent prendre des photos et réaliser des vidéos sur lesquelles vous apparaissez. Nous ne le faisons qu’avec votre consentement, que vous donnez en signant un formulaire de consentement lors de votre enregistrement.

Si vous avez donné votre consentement, nous pouvons utiliser ces contenus à des fins marketing, notamment dans la presse écrite et en ligne, ainsi que sur nos réseaux sociaux.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à info@ilora-retreats.com — une simple demande écrite suffit pour mettre fin à l’utilisation de l’ensemble de ce contenu, sans qu’aucun formulaire ne soit nécessaire. Nous cesserons alors de l’utiliser dans toute nouvelle campagne marketing. Le retrait ne s’applique pas au contenu déjà publié ou imprimé avant la réception de votre demande.

05 · Comment nous utilisons vos données

À quoi servent vos données

Nous utilisons vos informations personnelles pour :

• Confirmer et gérer votre réservation, et vous envoyer votre itinéraire et les détails de votre séjour
• Vous communiquer les mises à jour, y compris les modifications apportées à votre voyage avant ou pendant celui-ci
• Assurer la coordination avec les compagnies aériennes, les prestataires de transferts et les autres prestataires de services nécessaires à votre voyage
• Traiter les paiements, gérer les remboursements et tenir à jour des registres financiers précis
• Répondre à vos demandes de renseignements, commentaires ou réclamations
• Améliorer nos services et, si vous y avez consenti, vous communiquer des offres futures

Si vous y avez consenti, nous pouvons également utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer occasionnellement des mises à jour, des newsletters et des offres d’Ilora Retreats. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien figurant dans ces e-mails, ou en écrivant à info@ilora-retreats.com. La désinscription aux communications marketing n’affecte pas les e-mails relatifs à une réservation que vous avez effectuée, tels que les confirmations et les détails de l’itinéraire.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers. Nous ne les utilisons pas à des fins sans rapport avec votre séjour ou votre demande sans votre consentement explicite.

06 · Base juridique

Pourquoi nous sommes autorisés à traiter vos données

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

• Nécessité contractuelle — pour honorer une réservation, traiter un paiement ou finaliser l’organisation de votre voyage
• Intérêt légitime — pour améliorer nos services, identifier les erreurs et garantir le bon fonctionnement de nos systèmes, toujours dans le respect de vos droits à la vie privée
• Obligation légale — pour respecter les lois et les exigences réglementaires applicables, notamment en matière de contrôle aux frontières et de sécurité des clients
• Consentement — pour les communications marketing, que vous pouvez retirer à tout moment

07 · Partage de vos données

Avec qui partageons-nous vos informations ?

Nous ne partageons vos données personnelles que lorsque cela est nécessaire, et uniquement avec des tiers soumis à des obligations de confidentialité. Il s'agit notamment :

• Les prestataires de services impliqués dans votre séjour : compagnies aériennes, opérateurs de transfert, prestataires d’activités
• Les prestataires de paiement et nos partenaires bancaires pour autoriser et effectuer les transactions
• Les prestataires de services informatiques et administratifs qui nous aident à faire fonctionner nos systèmes
• Les agences gouvernementales, les services de contrôle aux frontières et les autorités de régulation, conformément à la loi
• Les conseillers ou agents de voyage que vous avez autorisés à agir en votre nom

Lorsque vos données font l’objet d’un transfert international — par exemple vers des prestataires de services situés en dehors du Kenya —, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place et à ce que ces transferts soient conformes aux exigences de la loi kenyane de 2019 sur la protection des données.

08 · Conservation

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour respecter les obligations légales, comptables et réglementaires. Pour les clients, cette durée est généralement de sept ans à compter de la date de votre séjour. Pour les demandes de renseignements n’ayant pas abouti à une réservation, nous conservons vos coordonnées pendant deux ans au maximum.

Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment. Lorsque nous sommes légalement tenus de conserver certains documents, nous vous en informerons.

09 · Vos droits

Contrôle de vos données personnelles

Vous disposez des droits suivants :

• Accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet
• De rectifier les données inexactes ou incomplètes
• Demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• De vous opposer à certaines utilisations de vos données ou d’en limiter l’utilisation
• Retirer à tout moment votre consentement aux communications marketing
• Demander une copie de vos données dans un format lisible par machine

Pour exercer l’un de ces droits, contactez-nous à l’adresse ci-dessous. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité vos données à caractère personnel conformément à la loi kenyane de 2019 sur la protection des données, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à la protection des données (ODPC) du Kenya.

10 · Cookies

Comment nous utilisons les cookies

Notre site web utilise des cookies — de petits fichiers de données stockés sur votre appareil — pour assurer le bon fonctionnement du site et comprendre comment les visiteurs l'utilisent. Nous utilisons des cookies essentiels (nécessaires au fonctionnement du site), des cookies analytiques (pour comprendre les habitudes d'utilisation) et, dans certains cas, des cookies marketing (lorsque vous y avez consenti).

Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres relatifs aux cookies via votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement de certaines parties du site.

11 · Contact

Questions et demandes relatives à la confidentialité

Pour toute question concernant la présente politique, pour exercer vos droits relatifs à vos données ou pour signaler un problème, veuillez nous contacter :

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version en vigueur est toujours publiée sur ilora-retreats.com/mara/privacy/. Les modifications importantes vous seront communiquées par e-mail si nous disposons de vos coordonnées.