Il nostro impegno per la tua privacy
La presente informativa illustra le modalità con cui Ilora Retreats — gestita da Ilora Retreats Limited, una società costituita in Kenya — raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti. Ilora Retreats Limited è il titolare del trattamento responsabile dei dati personali degli utenti ai sensi del Kenya Data Protection Act del 2019. La presente informativa si applica al nostro sito web, alla procedura di richiesta informazioni e ai sistemi di prenotazione.
Conserviamo i vostri dati in modo sicuro. Li condividiamo solo previo vostro consenso. Li utilizziamo per organizzare il vostro soggiorno e migliorare la nostra offerta. Inoltre, vi garantiamo il pieno controllo per accedere, aggiornare o cancellare i dati in qualsiasi momento.
Effettuando una prenotazione o inviando una richiesta di informazioni, acconsentite alla raccolta e all’utilizzo dei vostri dati come descritto nella presente informativa. Se effettuate una prenotazione per conto di altre persone, siete tenuti ad assicurarvi che siano a conoscenza della presente informativa e che la accettino.
Le informazioni che richiediamo
Raccogliamo le informazioni personali necessarie per organizzare e gestire il tuo soggiorno. In genere queste includono:
- Nome, indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono
- Data di nascita e dati del passaporto (ove richiesto dalle autorità keniane o internazionali)
- Prova dell’avvenuto pagamento. I pagamenti con carta di credito vengono elaborati direttamente tramite il terminale POS della nostra banca; non raccogliamo né conserviamo il numero completo della carta né il codice CVV.
- Preferenze di viaggio ed esigenze particolari
- Condizioni mediche o esigenze alimentari rilevanti per il vostro soggiorno, qualora decidiate di comunicarle
I dati personali sensibili — quali informazioni mediche o alimentari che potrebbero indicare credenze religiose — vengono raccolti solo se direttamente rilevanti per il soggiorno, trattati con particolare attenzione e mai utilizzati oltre quanto necessario.
Raccogliamo inoltre dati quando ci contattate tramite e-mail, telefono, modulo sul sito web o social media — e tramite terze parti da voi autorizzate ad agire per vostro conto, come i consulenti di viaggio.
Copie dei vostri documenti
All’arrivo al campo, le copie dei tuoi documenti di identità e di viaggio — compresi il passaporto e i biglietti aerei — vengono scansionate e archiviate. Le conserviamo come parte dei nostri registri operativi e per adempiere agli obblighi legali, normativi e fiscali.
Tali copie sono conservate in modo sicuro e vi si accede solo quando necessario per tali scopi o quando richiesto dalla legge. Sono conservate in conformità con i periodi di conservazione stabiliti nella presente informativa.
Immagini e video del vostro soggiorno
Durante il soggiorno — sia durante i safari che in altre aree del campo — il nostro fotografo o i membri del nostro team potrebbero scattare fotografie e girare video in cui compaiono gli ospiti. Lo facciamo solo previo consenso, che viene fornito firmando un modulo di consenso al momento del check-in.
Laddove abbiate fornito il consenso, potremo utilizzare questo materiale per finalità di marketing, anche su supporti cartacei e online e sui nostri canali social.
Potete revocare il vostro consenso in qualsiasi momento inviando un’e-mail a info@ilora-retreats.com : una singola richiesta scritta è sufficiente per impedire l’utilizzo di tutto il materiale in questione e non è necessario compilare alcun modulo. Da quel momento in poi smetteremo di utilizzarlo in qualsiasi nuova iniziativa di marketing. La revoca non si applica al materiale già pubblicato o stampato prima della ricezione della vostra richiesta.
A cosa servono i tuoi dati
Utilizziamo le tue informazioni personali per:
- Confermare e gestire la vostra prenotazione, nonché inviarvi l’itinerario e i dettagli del soggiorno
- Comunicare aggiornamenti — comprese eventuali modifiche alle vostre prenotazioni prima o durante il viaggio
- Coordinarci con le compagnie aeree, gli operatori di trasferimento e altri fornitori di servizi necessari per il tuo viaggio
- Elaborare i pagamenti, gestire i rimborsi e mantenere registrazioni finanziarie accurate
- Rispondere a richieste di informazioni, feedback o reclami
- Migliorare i nostri servizi e, laddove tu abbia acconsentito, comunicarti offerte future
Laddove l’utente abbia acconsentito, potremmo inoltre utilizzare il suo indirizzo e-mail per inviargli aggiornamenti occasionali, newsletter e offerte da parte di Ilora Retreats. È possibile annullare l’iscrizione in qualsiasi momento utilizzando il link presente in ciascuna di tali e-mail, oppure scrivendo a info@ilora-retreats.com. La disiscrizione alle comunicazioni di marketing non influisce sulle e-mail relative a una prenotazione da voi effettuata, quali conferme e dettagli sull’itinerario.
Non vendiamo i tuoi dati personali a terzi. Non li utilizziamo per scopi non correlati al tuo soggiorno o alla tua richiesta senza il tuo esplicito consenso.
Perché siamo autorizzati a trattare i tuoi dati
Trattiamo i tuoi dati personali sulla base di uno o più dei seguenti fondamenti giuridici:
- Necessità contrattuale — per evadere una prenotazione, elaborare un pagamento o completare l’organizzazione del tuo viaggio
- Interesse legittimo — per migliorare i nostri servizi, individuare eventuali errori e garantire il corretto funzionamento dei nostri sistemi, sempre nel rispetto dei tuoi diritti alla privacy
- Obbligo legale — per ottemperare alle leggi e ai requisiti normativi applicabili, compresi i controlli alle frontiere e la sicurezza degli ospiti
- Consenso — per le comunicazioni di marketing, che potete revocare in qualsiasi momento
Con chi condividiamo le vostre informazioni
Condividiamo i tuoi dati personali solo quando necessario e solo con soggetti vincolati da obblighi di riservatezza. Tra questi figurano:
- Fornitori di servizi coinvolti nel tuo soggiorno — compagnie aeree, operatori di trasferimento, fornitori di attività
- Gestori dei pagamenti e partner bancari per autorizzare e completare le transazioni
- Fornitori di servizi IT e di back-office che ci aiutano a gestire i nostri sistemi
- Enti governativi, autorità di controllo delle frontiere e autorità di regolamentazione, come previsto dalla legge
- Consulenti di viaggio o agenti da voi autorizzati ad agire per vostro conto
Laddove i vostri dati vengano trasferiti a livello internazionale — ad esempio a fornitori di servizi con sede al di fuori del Kenya — garantiamo che siano in atto adeguate misure di salvaguardia e che tali trasferimenti siano conformi ai requisiti del Kenya Data Protection Act del 2019.
Per quanto tempo conserviamo i vostri dati
Conserviamo i vostri dati personali per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti, inclusi gli obblighi legali, contabili e normativi. Per gli ospiti, questo periodo è in genere di sette anni dalla data del soggiorno. Per le richieste di informazioni che non hanno portato a una prenotazione, conserviamo le informazioni di contatto per un periodo non superiore a due anni.
Potete richiedere la cancellazione dei vostri dati in qualsiasi momento. Qualora fossimo tenuti per legge a conservare determinati dati, ve ne daremo comunicazione.
Controllo sui tuoi dati personali
Hai il diritto di:
- Accedere ai dati personali che deteniamo su di te
- Correggere i dati inesatti o incompleti
- Richiedere la cancellazione dei tuoi dati, fatte salve eventuali disposizioni di legge in materia di conservazione
- Opporsi o limitare determinati utilizzi dei tuoi dati
- Revocare in qualsiasi momento il consenso alle comunicazioni di marketing
- Richiedere una copia portatile dei propri dati in un formato leggibile da un dispositivo elettronico
Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, contattaci all’indirizzo riportato di seguito. Ti risponderemo entro 30 giorni.
Se ritieni che non abbiamo trattato i tuoi dati personali in conformità con la Legge sulla protezione dei dati del Kenya del 2019, hai inoltre il diritto di presentare un reclamo all’Ufficio del Commissario per la protezione dei dati (ODPC) del Kenya.
Come utilizziamo i cookie
Il nostro sito web utilizza i cookie — piccoli file di dati memorizzati sul tuo dispositivo — per garantire il corretto funzionamento del sito e per comprendere come i visitatori lo utilizzano. Utilizziamo cookie essenziali (necessari per il funzionamento del sito), cookie analitici (per comprendere le modalità di utilizzo) e, in alcuni casi, cookie di marketing (previo tuo consenso).
Puoi gestire le impostazioni dei cookie tramite il tuo browser in qualsiasi momento. La disattivazione di determinati cookie potrebbe influire sul funzionamento di alcune parti del sito.
Domande e richieste relative alla privacy
Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa, per esercitare i propri diritti in materia di dati o per segnalare un problema, vi preghiamo di contattarci:
Ilora Retreats Limited
Vicino alla pista di atterraggio di Olkiombo, Riserva Nazionale del Masai Mara, Contea di Narok, Kenya
info@ilora-retreats.com
+254 742 592 327
La presente informativa potrà essere aggiornata di volta in volta. La versione attuale è sempre disponibile all’indirizzo ilora-retreats.com/mara/privacy/. Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate via e-mail, qualora disponiamo dei Suoi dati di contatto.